Личное дело сотрудника – это набор документов, содержащих информацию о его трудовой деятельности, образовании, достижениях и других важных сведениях. Составление такого дела является неотъемлемой частью работы кадровых служб и используется для контроля и оценки качества работы сотрудника, а также в случае необходимости предоставления информации различным органам и учреждениям.
Основными документами, которые обычно включают в личное дело сотрудника, являются: трудовой договор, документы об образовании, паспорт, приказы о приеме на работу и увольнении, а также другие документы, связанные с трудовой деятельностью этого сотрудника. Важно отметить, что каждый из этих документов должен быть заверен в установленном порядке.
Помимо вышеуказанных документов, в личное дело сотрудника также могут входить: трудовая книжка, копии трудовых договоров, приказы о назначении на должность и повышении, аттестации и другие документы, связанные с профессиональной деятельностью сотрудника.
- Составление личного дела сотрудника:
- Необходимые документы для составления личного дела:
- Хранение и ведение личного дела сотрудника:
- Первоначальные документы
- 1. Паспорт
- 2. Трудовая книжка
- 3. Документы об образовании
- Документы, связанные с трудоустройством
- Документы, подтверждающие личность
- Паспорт гражданина Российской Федерации
- Вид на жительство или разрешение на работу для иностранных граждан
- Медицинские документы
- Медицинская карта
- Медицинские справки
- Финансовые документы
- 1. Трудовой договор
- 2. Зарплатные ведомости
- 3. Финансовые отчеты
- 4. Договоры и соглашения
- Прочие документы
Составление личного дела сотрудника:
Необходимые документы для составления личного дела:
Перед началом составления личного дела необходимо иметь следующие документы:
| 1. | Заявление о приеме на работу |
| 2. | Копии документов, подтверждающих личность (паспорт, СНИЛС) |
| 3. | Трудовой договор |
| 4. | Согласие на обработку персональных данных |
| 5. | Копии образовательных и квалификационных документов |
| 6. | Медицинская справка |
| 7. | Копии документов, подтверждающих стаж работы |
| 8. | Профессиональное резюме |
Хранение и ведение личного дела сотрудника:
Составленное личное дело сотрудника должно быть аккуратно оформлено, каждый документ должен быть пронумерован и защищен от повреждений. Личное дело должно храниться в закрытом помещении, недоступном для посторонних лиц. При внесении изменений в личное дело необходимо вести журнал учета изменений.
Первоначальные документы
1. Паспорт
Паспорт является основным документом, удостоверяющим личность сотрудника. В личное дело должны быть включены ксерокопии главной страницы паспорта с фотографией, а также страниц с регистрацией и пропиской.
2. Трудовая книжка
Трудовая книжка является документом, который содержит информацию о трудовой деятельности сотрудника, включая данные о местах работы, должностях и прочее. В личном деле должна быть включена копия заполненных страниц трудовой книжки.
Важно отметить, что при отсутствии трудовой книжки необходимо получить справку о доходах и стаже работы сотрудника у предыдущего места работы. Эта справка будет заменять трудовую книжку в личном деле.
Примечание: Если сотрудник ранее не работал, то трудовая книжка или справка о доходах и стаже работы не требуются.
3. Документы об образовании
В личное дело сотрудника необходимо включить копии документов, подтверждающих его образование. Это могут быть аттестат о среднем образовании, диплом о высшем образовании или другие документы, свидетельствующие о полученном образовании.
Важно: все копии документов о образовании должны быть заверены нотариально или официально подтверждены учебным заведением.
Собрав все необходимые первоначальные документы, можно приступить к составлению полного личного дела сотрудника.
Документы, связанные с трудоустройством
При трудоустройстве сотрудника необходимо составить полный пакет документов, подтверждающих его рабочий статус. В личное дело сотрудника должны входить следующие документы:
| Документ | Описание |
|---|---|
| Трудовой договор | Основной документ, устанавливающий права и обязанности работника и работодателя. В нем указываются сроки трудовых отношений, размер заработной платы и другие условия работы. |
| Приказ о приеме на работу | Документ, оформляемый работодателем для официального уведомления сотрудника о его приеме на работу. Здесь указывается дата начала работы и другая основная информация. |
| Анкета сотрудника | Анкета, заполняемая сотрудником и содержащая личные данные, образование, опыт работы и другую информацию, необходимую для оформления трудового договора и установления рабочих условий. |
| Свидетельство о рождении | Документ, удостоверяющий личность и гражданство сотрудника. |
| Паспорт | Главный документ, удостоверяющий личность сотрудника. В нем указываются имя, фамилия, дата рождения и другая основная информация. |
| Снилс | Документ, содержащий номер страхового свидетельства индивидуального лица. Необходим для начисления и учета социальных отчислений. |
Это основные документы, которые необходимо включить в личное дело сотрудника при трудоустройстве. В зависимости от типа организации и характера работы, могут потребоваться и дополнительные документы.
Документы, подтверждающие личность
В состав личного дела сотрудника обязательно включаются документы, подтверждающие его личность. Это необходимо для установления и подтверждения личных данных сотрудника, его гражданства и право на работу.
Паспорт гражданина Российской Федерации
Основным документом, подтверждающим личность сотрудника, является паспорт гражданина Российской Федерации. В нём указаны ФИО сотрудника, его дата рождения, место рождения, а также данные о выдавшем паспорт органе.
Вид на жительство или разрешение на работу для иностранных граждан
Для иностранных граждан, работающих в России, в личное дело должны быть включены документы, подтверждающие их право на работу. Это может быть вид на жительство или разрешение на работу, выданные соответствующими органами миграционной службы.
Примечание: При приёме на работу иностранных граждан также может потребоваться перевод документов на русский язык.
Важно убедиться в подлинности и актуальности предоставленных документов, а также сохранить копии в личном деле сотрудника.
Медицинские документы
Медицинская карта
В личное дело сотрудника необходимо включить медицинскую карту, которая содержит информацию о состоянии здоровья сотрудника. Это важный документ, который позволяет иметь представление о возможных проблемах со здоровьем и необходимых медицинских процедурах.
Медицинские справки
В личное дело сотрудника также следует включить медицинские справки, которые удостоверяют его состояние здоровья. Такие справки могут быть выданы врачами после прохождения медицинского осмотра или обследования. Они могут содержать информацию о наличии или отсутствии хронических заболеваний, аллергических реакций и других медицинских особенностях.
Кроме того, важными медицинскими документами являются:
| Документ | Описание |
|---|---|
| Результаты анализов | Документ, содержащий информацию о результатах проведенных анализов крови, мочи, флюорографии и др. Эти данные могут быть важными при диагностике и лечении заболеваний. |
| Выписка из истории болезни | Документ, содержащий информацию о прошлых заболеваниях и проведенных лечебных процедурах. Эта информация позволяет врачам лучше понять особенности состояния здоровья и назначить соответствующее лечение. |
| Справка о прививках | Документ, подтверждающий прохождение сотрудником необходимых прививок. Эта информация необходима для подтверждения соответствия сотрудника медицинским требованиям и обеспечения безопасности на рабочем месте. |
Все медицинские документы должны быть оформлены правильно и содержать достоверную информацию. Они должны быть доступны для ознакомления соответствующему медицинскому персоналу и руководству компании при необходимости.
Финансовые документы
1. Трудовой договор
Трудовой договор является основным документом, определяющим трудовые отношения между сотрудником и работодателем. В нём указываются условия работы сотрудника, включая размер заработной платы, выплаты по дополнительным стимулирующим программам и социальным льготам.
2. Зарплатные ведомости
Зарплатная ведомость — это документ, содержащий информацию о выплаченной сотруднику заработной плате за определенный период времени. В ней указывается размер заработной платы, вычеты налогов и другие удержания, а также сумма, которая будет выплачена сотруднику.
3. Финансовые отчеты
Финансовые отчеты являются отражением финансового состояния компании. Они включают балансовую отчетность, отчет о прибылях и убытках и отчет о движении денежных средств. Эти документы могут быть полезны сотруднику, чтобы оценить финансовую стабильность компании и ее возможность выплатить заработную плату и другие привилегии.
4. Договоры и соглашения
Договоры и соглашения, заключенные между сотрудником и работодателем, могут включать информацию о финансовых обязательствах сторон. Например, сотрудник может заключить договор о предоставлении льготного кредита или обязательство о выплате компенсации в случае увольнения.
Все эти документы должны быть представлены в оригинальном или копиях в личном деле сотрудника. Они позволят контролировать выплаты и оценить финансовую надежность сотрудника. Кроме того, они являются неотъемлемой частью аудита компании и могут быть запрошены при необходимости.
Прочие документы
В состав личного дела сотрудника могут быть включены следующие прочие документы:
- Заявления и благодарности от коллег и клиентов;
- Результаты аттестации и профессионального развития;
- Расписки о получении материальных ценностей;
- Служебные записки и инструкции;
- Поручения и отчеты о выполненных задачах;
- Документы, связанные с участием в профессиональных семинарах и тренингах;
- Свидетельства и грамоты за достижения на работе;
- Рекомендации от руководства и коллег;
- Протоколы совещаний и собраний, в которых участвовал сотрудник;
- Иные документы, необходимые для полного представления личной и профессиональной деятельности сотрудника.
Все эти документы имеют важное значение для оценки профессиональных качеств и достижений сотрудника, его активности и планирования развития карьеры.